Structuration : sécuriser votre développement

Sécuriser le bail, c’est préserver les conditions d’exploitation et de développement de l’entreprise.

Le bail commercial constitue souvent l’un des engagements les plus importants de l’entreprise. Son coût, sa durée et ses clauses peuvent peser sur la trésorerie, limiter les possibilités d’aménagement ou compliquer une future cession.

Me Virginie GUIGNABODET accompagne les bailleurs et les preneurs dans l’analyse, la rédaction et la négociation de leurs baux commerciaux. Son intervention porte sur les conditions du contrat et sur les vérifications juridiques nécessaires à la réalisation du projet.

Vérifier la compatibilité des locaux avec l’activité envisagée

Plusieurs éléments doivent être examinés :

• La destination contractuelle des lieux, afin que les activités autorisées correspondent au projet, à ses activités accessoires et à ses évolutions prévisibles ;
• Le règlement de copropriété, notamment la destination du lot concerné, les restrictions d’activité et les règles relatives aux nuisances. Les travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur peuvent nécessiter une autorisation de l’assemblée générale des copropriétaires ;
• Les règles d’urbanisme, dont le plan local d’urbanisme (PLU ou PLUi), pour vérifier la compatibilité de l’activité et des aménagements envisagés, ainsi que les éventuelles autorisations de changement de destination ou d’usage, particulièrement lorsque l’immeuble est classé ou situé dans un périmètre protégé ;
• Les installations nécessaires à l’exploitation : extraction d’air, ventilation, climatisation, enseigne ou modification de façade. Pour une activité de restauration, la possibilité d’installer un dispositif d’extraction doit notamment être vérifiée avant la signature ;
• Les obligations liées à l’accueil du public, notamment en matière d’accessibilité et de sécurité incendie, ainsi que les autorisations propres à l’activité.

Lorsque l’activité implique un partage des locaux ou une sous-location, les conditions de cette occupation doivent également être définies. La sous-location est en principe interdite, sauf autorisation, et nécessite le respect des formalités applicables, notamment l’appel du bailleur à concourir à l’acte.

Anticiper les travaux et les modalités d’occupation

Les travaux doivent être identifiés dès la négociation : nature des aménagements, coût, calendrier, entretien des installations et éventuelle remise en état à la sortie. Le sort des aménagements réalisés par le preneur doit également être précisé, notamment leur éventuelle accession à la propriété du bailleur, la date de cette accession et l’existence ou non d’une indemnisation.

Négocier les conditions essentielles du bail

L’accompagnement porte également sur :

• le loyer, son indexation, sa révision et les éventuels droits d’entrée ;
• les charges, taxes et travaux, avec une répartition précise des dépenses entre bailleur et preneur ;
• les garanties, notamment le dépôt de garantie, le cautionnement et les engagements de solidarité ;
• la durée du bail et les possibilités de résiliation, ainsi que les délais et formalités à respecter ;
• la cession et le renouvellement, pour anticiper une transmission de l’activité et préserver les droits de chaque partie ;
• l’état des lieux et les annexes obligatoires, afin d’établir l’état des locaux et de vérifier les informations devant être communiquées.

Sécuriser la transaction, c’est aussi garantir les conditions de poursuite de l’activité.

L’acquisition d’un fonds de commerce ou d’un droit au bail peut sembler se résumer à un accord sur le prix et à la signature d’un acte. Elle suppose pourtant de vérifier les droits transmis, les conditions d’exploitation, les engagements repris et les formalités nécessaires à l’efficacité de la cession.

Me Virginie GUIGNABODET accompagne les acquéreurs et les cédants depuis l’analyse du dossier jusqu’à la signature définitive et à la réalisation des formalités. Elle identifie les risques, négocie les conditions de l’opération et veille à leur traduction dans les actes.

Fonds de commerce ou droit au bail : distinguer les opérations

L’acquisition d’un fonds de commerce porte sur une activité comprenant les éléments incorporels (principalement l’enseigne, la clientèle, l’achalandage, le droit au bail commercial, etc.) et corporels (mobilier commercial, matériel, agencements, etc.) qui permettent son exploitation. Elle se distingue de l’acquisition d’une société en ce qu’elle porte sur les éléments du fonds, sans emporter la reprise de l’ensemble de l’actif et du passif de la société cédante.

L’acquisition du seul droit au bail se limite au droit d’occuper les locaux commerciaux et d’y exploiter sa propre activité. Cependant, comme pour un fonds de commerce, les restrictions prévues au bail, l’accord éventuel du bailleur et la possibilité d’exercer l’activité projetée doivent être examinés avec une attention particulière.

Les étapes de l’acquisition

• L’audit des pièces et informations transmises par le cédant : bail et avenants, comptes annuels, éléments d’activité, contrats, autorisations et documents relatifs aux biens cédés ;
• Les échanges avec l’autre partie et le bailleur, afin de réunir les informations nécessaires et de négocier les conditions de la cession ;
• La négociation d’un avenant ou d’un nouveau bail, lorsque l’opération le nécessite ;
• La rédaction, la négociation et la signature du compromis de cession, notamment des éventuelles conditions suspensives (obtention d’un financement bancaire, absence d’inscriptions dépassant le prix de cession, autorisation du bailleur, purge du droit de préemption de la commune, etc.), des déclarations du cédant et des garanties convenues ;
• Le suivi de la réalisation des conditions suspensives ;
• Le cas échéant, la constitution et l’immatriculation de la société sans activité, dans l’attente de la réalisation de l’acquisition ;
• La rédaction et la signature de l’acte définitif, puis la réalisation des formalités fiscales, de publicité et d’immatriculation ou de modification nécessaires, selon la nature de l’opération, ainsi que la déclaration du début d’activité.

Les points de vigilance avant de s’engager

Pour l’acquisition d’un droit au bail ou d’un fonds de commerce :

Le bail et les conditions d’exploitation. La durée restante, les perspectives de renouvellement, le loyer, les charges et les clauses de cession doivent être analysés. L’activité envisagée doit être compatible avec la destination contractuelle des locaux, le règlement de copropriété et les règles administratives applicables. Les clauses de solidarité doivent également être examinées pour déterminer les engagements susceptibles de subsister après la cession.

Pour l’acquisition d’un fonds de commerce :

Les autorisations et les contrats. Les licences, agréments et autorisations nécessaires à l’activité ne sont pas tous automatiquement transférables. Leur maintien, leur transfert ou leur obtention doivent être vérifiés. La reprise des contrats doit également être examinée.

La présence de salariés. Dans le cadre d’une cession de fonds de commerce, les contrats de travail en cours sont transférés de plein droit à l’acquéreur, qui reprend notamment l’ancienneté et les conditions contractuelles des salariés concernés. La cession nécessite également une information préalable des salariés afin de leur permettre de présenter une offre de reprise, sans leur conférer de priorité d’achat, ainsi que l’information et la consultation du CSE selon la situation de l’entreprise.

La réalité de l’activité et du chiffre d’affaires. Les données comptables doivent être rapprochées des justificatifs disponibles, en lien avec l’expert-comptable. Une attention particulière est portée à l’exercice en cours : chiffre d’affaires réalisé depuis la dernière clôture, évolution de l’activité et événements susceptibles d’affecter la valeur du fonds. Les déclarations du cédant et les garanties correspondantes doivent être précisément encadrées.

Les conditions suspensives. Elles doivent définir les événements attendus, les délais, les démarches à accomplir et les conséquences de leur non-réalisation. Une rédaction précise permet de protéger l’acquéreur lorsque le financement, une autorisation ou une autre condition indispensable au projet ne peut être obtenu dans les conditions convenues.

Sécuriser le paiement du prix

Les contrats constituent le socle juridique de l’activité : ils définissent les engagements de chacun, sécurisent les paiements et anticipent les désaccords.

Me Virginie GUIGNABODET accompagne les entreprises dans la rédaction et la négociation des contrats qui structurent leur activité : prestations de services, sous-traitance, apport d’affaires, licences, partenariats, etc. Parmi eux, les conditions générales de vente (CGV) occupent une place centrale : elles fixent le cadre des relations avec les clients, de la commande au paiement. Leur portée et leur utilisation au quotidien justifient une attention particulière à leur rédaction et aux modalités de leur acceptation.

Pourquoi se doter de CGV ?

En l’absence de CGV opposables ou de stipulations contractuelles adaptées, les règles de droit commun s’appliquent sans nécessairement répondre aux particularités de l’activité. Les obligations laissées imprécises peuvent conduire le juge à interpréter les engagements des parties et à trancher des questions qui auraient pu être anticipées : délais d’exécution, conditions de paiement, annulation ou responsabilité. Cette incertitude favorise les désaccords et peut rendre les contentieux plus longs et plus coûteux pour l’entreprise.

Des CGV adaptées au fonctionnement de l’entreprise

Les CGV sont le reflet de la pratique commerciale d’une entreprise : elles définissent les conditions dans lesquelles elle vend ses produits ou réalise ses prestations. Leur rédaction suppose de déterminer :

• La clientèle concernée : professionnels (BtoB), consommateurs (BtoC), ou les deux ;
• Le mode de commercialisation : vente sur place, à distance, en ligne ou hors établissement ;
• L’organisation des opérations : devis, commandes, acomptes, facturation, délais de paiement, modalités de livraison ou d’exécution des prestations ;
• Les engagements et les garanties : obligations de chaque partie, réclamations, annulation, responsabilité et garanties, dans le respect des limites légales ;
• Pour les ventes de marchandises, notamment à l’international, le choix d’un Incoterm adapté permet de préciser la répartition des obligations, des frais et des risques liés au transport et à la livraison entre le vendeur et l’acheteur.

Les règles diffèrent selon les clients et les modalités de vente. Les relations avec les consommateurs nécessitent notamment une attention particulière aux informations précontractuelles, aux garanties légales, à la médiation de la consommation et, lorsqu’il s’applique, au droit de rétractation.

Une entreprise qui s’adresse à plusieurs catégories de clients ou utilise différents canaux de commercialisation peut donc avoir besoin de plusieurs modèles de CGV, plutôt que d’un document unique insuffisamment adapté.

Rendre les CGV opposables aux clients

La rédaction des CGV ou leur simple publication sur le site internet ne suffit pas : elles doivent être portées à la connaissance du client et acceptées pour pouvoir lui être opposées.

Me Virginie GUIGNABODET accompagne également l’entreprise dans leur intégration au parcours contractuel : transmission avec le devis ou le bon de commande, signature, acceptation électronique par une case à cocher et conservation des preuves correspondantes.

Pourquoi ne pas copier les CGV d’un concurrent ?

• Les CGV d’une autre entreprise sont conçues pour son activité, ses contraintes et ses choix commerciaux. Les copier expose au risque d’adopter des clauses inadaptées, des engagements non souhaités ou des dispositions contraires aux règles applicables. Au lieu de protéger l’entreprise, elles peuvent ainsi fragiliser sa position et être invoquées à son encontre ;
• La copie de CGV peut engager la responsabilité de l’entreprise, notamment sur le fondement du parasitisme économique, selon les circonstances de la reproduction et les investissements dont elle tire indûment profit.

La rédaction contractuelle exige une maîtrise du droit, des mécanismes contractuels et des difficultés rencontrées en contentieux. Chaque clause doit être précise, juridiquement valable et cohérente avec les autres stipulations : il faut anticiper son interprétation, les preuves nécessaires à sa mise en œuvre et ses conséquences en cas de litige. Faire rédiger des CGV adaptées par un avocat permet ainsi de disposer de règles conformes aux pratiques de l’entreprise et effectivement mobilisables pour défendre ses intérêts.

La protection des données personnelles concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Fichiers clients, coordonnées de prospects, formulaires de contact, commandes en ligne ou données des salariés : dès qu’une entreprise collecte ou utilise des données personnelles, elle doit respecter les règles applicables. Les mesures à mettre en place dépendent notamment de la nature des données, de leur utilisation et des risques associés.

Me Virginie GUIGNABODET accompagne les TPE et PME dans l’analyse de leurs pratiques et la mise en conformité juridique de leur site internet et de leurs documents contractuels.

Informer, encadrer les traitements et sécuriser les données

La conformité suppose notamment de :

• Définir les finalités et la base légale des traitements, en limitant la collecte aux données nécessaires. Le consentement n’est pas systématiquement requis : le fondement juridique dépend de l’utilisation envisagée ;
• Informer les personnes concernées sur les données collectées, leur utilisation, leurs destinataires, leur durée de conservation et les modalités d’exercice de leurs droits ;
• Fixer des durées de conservation adaptées, puis organiser la suppression, l’anonymisation ou l’archivage des données selon les besoins et les obligations légales ;
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité proportionnées aux risques, notamment pour contrôler les accès, protéger les échanges et prévenir la perte ou la divulgation des données ;
• Encadrer les relations avec les prestataires qui traitent des données pour le compte de l’entreprise et vérifier les éventuels transferts hors de l’Espace économique européen ;
• Organiser le traitement des demandes d’exercice des droits et la gestion des violations de données, avec les notifications nécessaires lorsque les conditions légales sont réunies.

Un audit juridique du site et des documents adaptés

Me Virginie GUIGNABODET réalise un audit juridique du site internet afin d’identifier les écarts et les mesures nécessaires : formulaires, parcours de collecte, informations communiquées, cookies et relations avec les prestataires. Son accompagnement comprend notamment :

• la rédaction de la politique de confidentialité et des mentions d’information adaptées aux points de collecte ;
• la rédaction de la politique de cookies et l’analyse des modalités de recueil du consentement ;
• la rédaction ou la révision des mentions légales, qui répondent à des obligations distinctes et complémentaires ;
• l’insertion des clauses relatives aux données personnelles dans les contrats, notamment avec les prestataires et sous-traitants.

Pour les cookies et traceurs soumis au consentement, leur dépôt doit être conditionné à un accord préalable et à une bannière d’information claire et précise. Le refus doit être aussi simple que l’acceptation, et le consentement doit pouvoir être retiré facilement.

La conformité ne se limite pas à la rédaction de clauses

Une politique de confidentialité ne suffit pas si les pratiques de l’entreprise ne correspondent pas aux informations annoncées. Les finalités, les destinataires, les durées de conservation et les mesures de sécurité doivent être effectivement respectés. De même, un bandeau cookies ne protège pas l’entreprise si des traceurs soumis au consentement sont déposés avant l’accord de l’internaute.